Средства в программных продуктах «1С» позволяет вести не только строгую отчетность документации предприятия, но и обеспечивают их безопасность и защиту от ошибок. Одним из таких инструментов является «Журнал регистраций», который помогает отслеживать кто, когда и какие изменения вносил в документы. Эта функция помогает определить как источник банальной ошибки, так и бороться с недобросовестными сотрудниками, которые могут изменять документацию в личных целях. Рассмотрим этот инструмент поподробнее.Предположим, что сотрудник ООО «Вектор» Петренко создал документ по отгрузке двадцати единиц товара, внес его в базу и провел. В итоге оказалось, что хоть заказчик оплатил эти двадцать единиц, то есть ровно столько, сколько заказывал, по этому же документу со склада было отгружено двадцать две единицы. Назревает вопрос: кто внес изменения в документ? Петренко утверждает, что ошибиться не мог и внес обозначенное количество товара на отгрузку. Для этого и предназначен «Журнал регистраций», где ответственный может посмотреть, кто вносил изменения.
Как это работает? Очень просто. В меню «Сервис» программы от «1С» (например, «1С Тороговля и склад 8.2» — программа для автоматизация торговли — подробнее…) ответственное лицо выбирает пункт «Журнал регистраций». После этого открывается окно, в котором видно список всех документов. Чтобы быстро найти нужный следует воспользоваться опцией «Отбор» — нажав соответствующую кнопку станет доступным окно с фильтрами, в котором содержатся три вкладки: «Основные» «Данные» и «Прочие». Выставив или убрав галочки напротив соответствующих параметров необходимый документ будет найден в кратчайшие сроки.
Для этого документа будет доступен просмотр таких данных, как дата последнего изменения, произведенное действие, учетная запись пользователя, который с ним работал, тип приложения и компьютер с которого осуществлялась операция. Узнав все эти данные, ответственное лицо может, например, убедиться, что сотрудник Петренко говорил правду, так как последнее редактирование происходило не с его компьютера и не под его учетной записью. При этом будет сразу станет понятно, кто ответственный за нарушение и собирался присвоить себе две единицы товара.
Конечно, такой случай маловероятен. Но если в документах обнаруживаются неточности ставшие результатом банальной ошибки, а не злого умысла, эта функция сразу позволяет указать на них соответствующему сотруднику, что наверняка снизит количество таких ошибок в будущем.